برای این که بتوانید اقدام به مدیریت زمان در ایزابل نمایید، لازم است دو مفهوم مهم Time Group وTime Condition را به خوبی بشناسید. این دو مفهوم در سیستم ایزابل از اهمیت بسیار بالایی برخوردار می باشند. به طور کلی باید بگوییم بازه های زمانی که در سیستم ایزابل تعریف می شوند، Time Group هستند.  

در حالی که اگر قصد دارید برای مدیریت زمان در ایزابل، اقدام به تعریف Time Group نمایید، باید تنظیماتی را بر روی این سیستم انجام دهید. جهت تنظیمات سیستم ابتدا وارد منو PBX شوید، و پس از آن گزینه ای با نام PBX Configuration را انتخاب نمایید. در این بخش شما قادر خواهیم بود که گزینه  Time Group را فعال نمایید. 

اهمیت آموزش مدیریت زمان برای استفاده از این سیستم بسیار زیاد است. از این رو حتما نحوه تنظیم کردن گزینه های این سیستم را به خاطر بسپارید. وقتی PBX Configuration را باز کردید، وارد صفحه ای می شوید که منویی را پیش روی شما قرار می دهد.

در این منو باید گزینه Add Time Group را فعال کنید، که بتوانید محدوده زمانی سیستم ایزابل را تعریف نمایید. شما می توانید در این سیستم، با استفاده از گزینه Time to start ساعت شروع، Description اضافه کردن یک توضیح مختصر در خصوص محدوده زمانی خود، Month finish تعیین زمان آخر ماه و ... را مشخص کنید. 

مدیریت زمان

مهمترین فیلدهای Time Group در ایزابل

در این بخش برای آن که قادر به مدیریت زمان خود باشید، نیاز دارید که در خصوص کلید های موجود در منو اطلاعات داشته باشید. مثلا :

Time to finish: قسمتی که در آن ساعت و دقیقه پایان کار سیستم مشخص می شود. 

Month start: قسمتی که در ان زمان شروع ماه تعیین می شود.

Week Day start: بخشی که زمان شروع در هفته را تعیین می کند.

Month Day finish: قسمتی که در آن زمان پایان ماه را نشان می دهد.

Week Day finish: بخشی که زمان پایان در هفته را نشان می دهد.

Month Day start: در نهایت نیز این بخش که مربوط به زمان شروع در ماه است، می باشد. 

حتما به این نکته توجه داشته باشید که در مدیریت زمان، اگر در بخشی زمان خاصی تعیین نشود، و آن زمان به شکل خط تیره باقی بماند، یعنی زمان این بخش اهمیت خاصی نداشته و می توان از آن در تمام بازه های زمانی استفاده کرد. 

اما اگر قصد دارید چند محدوده را به صورت همزمان مورد مدیریت زمان قرار دهید، باید ابتدا محدوده زمانی اول را ذخیره نمایید. پس از آن از سمت منوی راست، مجددا قادر خواهید بود به سراغ این سیستم رفته و آن را انتخاب کنید. به این صورت می توانید محدوده های بیشتری را برای آن در نظر گرفته و به آن بیفزایید.

مدیریت زمان در ایزابل

یک مثال مناسب در خصوص مدیریت زمان در ایزابل

تصور کنید که قصد دارید اقدام به تنظیم نمودن ساعت کاری در یک شرکت معتبر نمایید. ساعت کاری این شرکت به این صورت می باشد.

از شنبه تا روز چهارشنبه، ساعت کاری از 9 صبح تا 5 عصر خواهد بود. اما در روز پنجشنبه، ساعت کاری از 9 صبح تا 1 بعدازظهر است. در نهایت نیز جمعه ها که روز تعطیل خواهد بود. 

ابتدا باید مقدار Description را به صورت هفتگی، یعنی Work time قرار دهیم، سپس به تعیین زمان های دیگر جهت مدیریت زمان شرکت بپردازیم. به این صورت:

  • Time to      start    : 9:00
  • Time to      finish: 17:00
  •  Week Day start : Saturday
  • Week Day      finish : wednesday
  • Month      start      : – –
  • Month      Day start:      – –
  • Month      finish:      – –
  • Month Day finish: – –

در نهایت نیز می توانید این زمان را ذخیره نموده، و مجددا Time Group را از منوی سمت راست انتخاب نمایید. برای این که بتوانید محدوده دیگری از مدیریت زمان داشته باشید، باید زمان دیگری را به شکل دیگری ثبت نمایید. مثلا: 

  • Time to      start : 8.00
  • Time to      finish: 13.00
  • Week Day      start : Thursday
  • Week Day      finish: Thursday
  •  Month Day finish: – –
  • Month      Day start:      – –
  • Month      finish:      – –
  • Month start : – –

پس از آن نیز این بازه زمانی را ذخیره نمایید. به این صورت شما مدیریت زمان خود را به درستی انجام داده اید. از آنجایی که ماه های میلادی با ماه های شمسی مطابق نیستند، حتما در زمان برنامه ریزی زمانی به این مسئله دقت بسیار زیادی نمایید تا مبادا در مدیریت زمان شرکتی دچار خطا یا اشتباهی شوید. 

یکی از مسائل مهم پیش از انتخاب محدوده زمانی، اطمینان از تنظیم بودن ساعت سیستم ایزابل می باشد. برای این که از این مسئله اطمینان حاصل کنید،  بهتر است از منوی داخل سیستم گزینه preferences را انتخاب نموده، و از این قسمت به سراغ منوی Date/Time روید. حال می توانید در این بخش ساعت سیستم ایزابل را مشاهده نموده و حتی اقدام به اصلاح آن نمایید.

Time Condition

مهمترین کلید های Time condition(شرط زمانی) در ایزابل

این گزینه در مدیریت زمان ایزابل، به معنای آن است که شما یک شرطی را وابسته به زمان انتخاب می نماید. به این صورت که اگر این شرط در محدوده زمانی تعیین شده از سوی شما بود، سیستم باید به چه صورت عمل کند. یا این که اگر در محدوده زمانی شما نبود، سیستم باید چه کند.

به طور کلی برای آشنایی بیشتر با Time condition در ایزابل، بهتر است وارد منوی PBX شوید. از این منو گزینه PBX Configuration را انتخاب نموده، و به سراغ گزینه Time condition روید. جهت فعال نمودن این کلید، باید به منوی سمت راست مراجعه نموده و Add Time Condition را انتخاب کنید. پس از آن وارد صفحه ای به این شکل خواهید شد. 

برخی تصور می کنند که تنظیم کردن کلید Time condition در سیستم ایزابل برای مدیریت زمان کار دشواری است. اما باید بگوییم این باور کاملا غلط است. شما باید ابتدا اقدام به انتخاب یک نام، برای کلید Time condition خود نمایید. پس از آن از بازه های زمانی که در قسمت Time Group تعیین نمودید، یک بازه را انتخاب کنید. 

در این قسمت،  Destination if time matches اگر بازه زمانی خاصی را تعیین نموده باشید، مسیر تماس در آن بازه قرار خواهد گرفت. اما اگر این بازه زمانی مشخص نشده باشد، مسیر تماس در حالت Destination if time does not match قرار می گیرد. 

تنظیمات منوی Time Condition

مثال مناسب برای شناخت بیشتر Time Condition

ما در بخش قبلی مثال تعیین زمان کار برای یک شرکت را بیان نمودیم. حال اگر بخواهیم در طی ساعت کاری، تماس ها را به سیستم IVR متصل نماییم و پس از آن صدایی که بیان گر اتمام ساعت کاری است را در زمان مشخص پخش کنیم، باید چنین عمل نماییم:

ابتدا باید یک سیستم IVR بسازیم.برای آموزش ساخت IVR در ایزابل به بخش نحوه ایجاد منشی دیجیتال در مقاله امکانات و قابلیت های سیستم تلفنی ایزابل در وبسایت پیام استور مراجعه کنید. پس از آن نیز باید اقدام به ساخت announcement نماییم، که اموزش در این خصوص نیز پیشتر برای شما بیان گردید.

می توانید در این قسمت برای پایان ساعت کاری، صدایی را بر روی announcement قسمت قرار دهید. حال نوبت به ساخت یک Time condition می رسد که بازه این Time condition را بهتر است یک هفته ای تعیین کنیم. در نهایت با اتصال مسیر Inbound route به Time condition، در بخش Destination if time matches شما تماس ها را به IVR منتقل خواهید کرد. 

پس از آن نیز می توانید در بخش Destination if time does not match  تماس های دریافتی را به قسمت announcement انتقال دهید. با این راهکار ساده، شما توانسته اید یک Time condition مناسب برای تماس های ورودی خود بسازید. 

تنظیم محدوده زمانی در Time Condition

یکی دیگر از مباحث مهم درمورد مدیریت زمان در ایزابل،موضوع کنترل زمان مکالمات(Time Limitation) با استفاده از ایزابل میباشد که برای کسب اطلاعات بیشتر در این مورد میتوانید به مقاله آموزش محدودسازی زمان مکالمات در ایزابل در وبسایت پیام استور مراجعه کنید.